電話が非効率と言われるようになった理由

電話が非効率になった理由 就職・転職知識
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全てを電話で伝える必要がなくなった

インターネットが普及していない時代では、電話というコミュニケーションツールは、欠かすことのできないビジネスツールであったことは確かです。

電話は同期コミュニケーションであり、自分も相手も電話を同時に使用する必要があります。これは大きな利点であると同時に欠点と言え、相手が出なけば情報を伝えることができないのです。逆に出れば確実に情報を伝えることができます。

電話は、即時性の高い連絡手段であり、緊急性の高い情報を伝える上では今後も不可欠でしょう。しかし、緊急性の低い情報を伝えることに関しては、既にメールやチャットに大きく劣っているのです。

メールやチャットがない時代は、どんな連絡も電話を使用するしかなかったのですから仕方ありませんが、様々な連絡手段が確立された現代では全ての連絡を電話でする必要はなくなってきているのです。

電話は双方の状況に左右される

電話が非効率と言われるようになった大きな理由は、双方が電話に出る必要があるということでしょう。電話は基本的にいきなり掛かってきます。相手がどのような状況であれ、電話に出なければ通話することができません。

対して、メールやチャットは相手の状況を問いません。会議中でも運転中でも情報を届けることができ、相手の都合の良い時間に情報確認をすることができます。

相手の状況に左右されない連絡手段があるのですから、今すぐに伝えなければいけない情報でなければ、電話ではなくメールやチャットで伝えればいいのは至極当然のことなのです。

なによりも双方が空き時間で情報を確認し合えるので、電話をする時間を確保するという手間もかかりません。

電話しか使えない人は情報の整理ができない人

緊急性の高い情報を伝えるのは電話が最も効率が良いのは確かですが、電話で全ての情報を伝えるような人は、現代では情報の整理ができない人と思われてしまうでしょう。

日程連絡や確認事項などは、メールやチャットであればデータとして残すことが簡単なので、後で相手が情報確認する時も非常に便利で効率的です。わざわざ電話で伝えなければいけない情報というのは、実際のビジネスシーンでは実はそれほど多くないのです。

伝えるべき情報の優先度を整理して、最適な連絡手段を選ぶことは、優秀なビジネスマンの条件となってきており、何でもかんでも電話で伝えるような行為は、非効率で相手の都合を考えない失礼な行為になってきています。

日頃から電話しか連絡手段を使わない人は、本当に電話で伝えるべき情報なのかどうかを、一度真剣に考えてみる必要があるでしょう。

電話をする時は相手の状況を確認する

電話しか連絡手段がなかった時代では無理でしたが、今はメールやチャットなどを使う事で、相手が今「電話に出れる状況」にあるかどうかを確認することができます。

今まで電話のみで連絡を取り合ってきた人は、なかなか慣れないかもしれませんが、まずは電話を掛ける前に相手が「電話に出れる状況」なのかどうかを確認することをオススメします。

電話というのは、何度も言いますが双方の状況に左右されます。例え電話に出れたとしても、周りの騒音がうるさい場所では正確に聞き取れないこともあります。また、声を出す必要もあるので大きな声を出しても問題ない場所でなくてはいけません。

相手が電話に出ても問題ない状況なのかを事前に確認することで、円滑な連絡をすることできるでしょう。さらにその確認のメールやチャットで伝え切れる情報であれば、電話を掛ける必要はなくります。

どうしても電話以外の連絡手段に慣れない方は、まずは相手に電話ができる状況なのかどうかを、電話以外の連絡手段で確認をする癖を付けるようにすることを心掛けてみると良いでしょう。